Handmatige incheckingen met gedrukte spreadsheets zijn langzaam, foutgevoelig en verouderd. Het met de hand kruisen van namen veroorzaakt vertragingen en laat een slechte indruk achter in bedrijfsseminars, workshops en gecontroleerde kantooromgevingen. Het toevoegen van barcodes aan ID-kaarten of evenementenpassen stroomlijnt het inchecken en maakt sub-seconde scans mogelijk met bijna perfecte nauwkeurigheid.

Ondanks algemene veronderstellingen hebben barcode-gebaseerde inchecksystemen geen dure bedrijfssoftware nodig. Voor kleine tot middelgrote deelnemerlijsten - meestal een paar honderd personen of minder - kunt u professionele barcodebadges genereren en afdrukken met behulp van gratis online tools. Deze handleiding laat zien hoe u een snel, betrouwbaar incheckproces kunt instellen met minimale inspanning.

Voordelen van het gebruik van badge barcodes voor check-ins en ID-kaarten

Het vervangen van handmatige lijsten door scannbare badges biedt drie onmiddellijke voordelen:

• Snelheid en efficiëntie: Een USB barcodescanner fungeert als een toetsenbord emulator. Eén scan voert de ID van de deelnemer onmiddellijk in uw systeem, waardoor handmatig typen wordt geëlimineerd en wachtrijden aanzienlijk worden verkort.

• Nauwkeurigheid van gegevens: Menselijke fouten komen vaak voor bij het handmatig zoeken naar namen of het typen van ID-nummers. Barcodes zorgen ervoor dat het juiste record elke keer wordt opgenomen.

• Lage implementatiekosten: In tegenstelling tot RFID- of NFC-kaarten die dure hardware vereisen, kosten barcodelabels vrijwel niets om af te drukken.

Het juiste barcodeformaat kiezen voor badges

Het selecteren van de juiste barcodesymbologie is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat uw badges leesbaar zijn door standaard scanners. Hier zijn de drie meest voorkomende opties:

1. Code 128 (Aanbevolen)

Code 128 is de industriële standaard voor ID-badges en evenementen tickets.

• Beste functie: Hoge dichtheid. Het kan alfanumerische gegevens (zowel letters als cijfers, zoals EMP-001) coderen in een relatief korte barcode.

Wanneer te gebruiken: Dit is de beste keuze voor de meeste ID-kaarten, medewerkersbadges en evenementspassen.

2. Code 39

Code 39 is een ouder formaat dat veel wordt ondersteund maar minder efficiënt is.

• Beperking: Het heeft een lage dichtheid. Als uw ID-nummer lang is (bijvoorbeeld STUDENT-2024-05), is de resulterende barcode zeer breed en past mogelijk niet op een standaard badge.

• Wanneer te gebruiken: Gebruik dit alleen als uw ID-nummers zeer kort zijn (bijvoorbeeld 001 tot 099).

3. QR-codes

QR-codes zijn 2D-matrixcodes die aanzienlijk meer gegevens kunnen opslaan.

Gebruik: deze zijn ideaal als u een URL (zoals een registratiepagina) of volledige contactgegevens (vCard) moet coderen.

Opmerking: Voor eenvoudige incheckstations met laserscanners zijn lineaire barcodes (Code 128) vaak sneller te scannen op afstand dan QR-codes.

Hoe te genereren Bulk Badge Barcodes in 3 stappen

Voor grote bedrijven met duizenden medewerkers is gespecialiseerde inventarissoftware nodig. Voor kleinere partijen (minder dan 100) is een online bulkgenerator echter de meest efficiënte oplossing.

Hier is een eenvoudige workflow om uw badges te maken:

Stap 1: Bereid uw gegevens voor

Open Excel of Google Sheets en maak een schone lijst met de unieke ID's die u moet coderen.

• Voorbeeld: ID-001, ID-002, ID-003

• Tip: Houd de ID's beknopt om ervoor te zorgen dat de barcode compact blijft.

Stap 2: Codes in bulk genereren

In plaats van codes één voor één te maken, gebruik je een bulk barcodegenerator om tijd te besparen.

1. Ga naar onze Bulk Barcode pagina.

2. Selecteer Code 128 uit het menu.

3. Kopieer en plak uw lijst met ID's in het tekstvak (ons barcodehulpmiddel ondersteunt maximaal 100 regels per batch).

4. Klik op Genereren.

Pro Tip:

De badge barcode generator zal onmiddellijk een preview maken. U kunt vervolgens alle barcodes downloaden als een ZIP-bestand met afzonderlijke afbeeldingen van hoge kwaliteit.

Stap 3: Ontwerp en afdrukken

Zodra u de afbeeldingsbestanden hebt, kunt u ze integreren in uw badge-ontwerp. Combineer gewoon barcodegegevens met deelnemerinformatie, zoals namen, bedrijfsgegevens of toegangsniveaus, in een enkele badge-lay-out.

Nadat u het ontwerp hebt afgerond, kunt u de badges in partijen afdrukken met behulp van een etiketprinter of badge-printer en ze vervolgens toepassen op kaarten of PVC-badges om het proces te voltooien.

Veelvoorkomende afdruk- en ontwerpfouten

Om ervoor te zorgen dat uw badges correct scannen bij de eerste poging, vermijd deze veelgebruikte ontwerpfouten:

1. Laag Contrast

Barcodes vereisen hoog contrast om te functioneren. De balken moeten donker zijn (bij voorkeur zwart) en de achtergrond moet licht zijn (wit).

• Vermijd: Het afdrukken van rode of lichtgrijze barcodes op donkere achtergronden. De meeste standaard scanners kunnen deze combinaties niet lezen.

2. Onvoldoende grootte

Als u een barcode te veel naar beneden schaalt, zullen de regels samenvoegen, waardoor het onleesbaar wordt.

• Richtlijn: Voor Code 128, houd een minimale breedte van 1 inch (25mm) en een hoogte van 0,4 inch (10mm).

3. Glanzende Laminatie

Sterk reflecterende plastic houders of laminatie kunnen de laserstraal van de scanner weerspiegelen, waardoor scanfouten ontstaan.

• Oplossing: Test uw laminatie onder de verlichting van de locatie voor het evenement, of gebruik badgehalders met een mate afwerking.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik Excel gebruiken om rechtstreeks barcodes te genereren?

A: Excel vereist lettertypen van derden of ingewikkelde macro's om barcodes weer te geven. Het gebruik van een online generator is sneller omdat het onmiddellijk afdrukklare afbeeldingen levert.

V: Heb ik een specifieke scanner nodig voor Code 128?

A: Nr. Code 128 is een universeel formaat. Het werkt met bijna alle USB handheld scanners en mobiele scanning apps.

Q: Wat als ik meer dan 100 deelnemers heb?

A: Onze tool is geoptimaliseerd voor snelheid met batches tot 100. Voor grotere lijsten splitst u eenvoudig uw gegevens in groepen (bijvoorbeeld Batch A, Batch B) en genereert u deze opeenvolgend.

Klaar om uw evenementenbeheer te vereenvoudigen?

Creëer professionele, scanbare badges in enkele minuten zonder software te installeren.